Ab 1. Januar 2025 kommt die E-Rechnung! Danach dürfen keine normalen Rechnungen ausgestellt werden, PDF geht gar nicht mehr, die Zombies kommen und Ostern fällt aus! Oder doch nicht?
Disclaimer: Ich bin weder Anwalt, Notar oder sonst irgendwie befugt, oder in der Lage eine Rechtsauskunft oder -Beratung zu geben. Der Inhalt spiegelt lediglich meine Meinung wieder.
Als erstes sind (zunächst) erst einmal nur die Rechnungen zwischen Unternehmern mit Sitz in Deutschland betroffen (B2B). Umsätze ins Ausland oder an private Endverbraucher (B2C) nicht!
Was ist denn jetzt eine E-Rechnung genau?
Eigentlich ist das nur eine maschinenlesbare Version der Rechnung. Auch wenn z.B. in PDF-Dokumenten jetzt bereits eigentlich schon alles digital ist, langt das noch nicht. Hier fehlt dann einfach die Zuordnung, um welche Information es sich genau handelt. Ob es eine Bestellnummer, der Einzelpreis, der Rabatt oder der Artikelpreis ist, erschließt sich zwar uns Menschen, nicht aber einem Computer (bzw. der Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware).
Welche Formen der E-Rechung gibt es?
ZUGFeRD
Hier werden die Informationen der E-Rechung mit in ein PDF gepackt, also eine Kombination aus PDF und XML-Datei. Vorteil für den Benutzer ist, dass das PDF ganz normal lesbar bleibt und trotzdem die Anforderungen an die E-Rechung erfüllt werden. Nachteil ist momentan aus meiner Sicht noch, dass man nicht einfach sehen kann, ob die relevante XML-Datei auch stimmig ist – die „versteckt“ sich nämlich unsichtbar im PDF. Aber wer weiß, vielleicht besteht ja bald die Möglichkeit dazu: auch wenn es ZUGFeRD schon länger gibt, jetzt wird natürlich das Interesse daran größer werden.
XRechnung
Hier haben wir die reine XML-Datei. Nicht schön lesbar, aber auch nicht komplettes Kauderwelsch, so dass man sich die Datei mit einem Texteditor schon ansehen kann. Um die Sache einfacher zu machen, gibt es auch Programme zum Anzeigen.
Fazit
Ich persönlich verwende ZUGFeRD, somit sind die Rechnungen als PDF weiterhin gut lesbar.
Somit auch ein klares Kopfschütteln meinerseits, wenn gerade im Moment seitens der Softwarehersteller mit der Aussage „PDF ist keine E-Rechnung“ versucht wird, Panik zu verbreiten, um mehr Produkte zu verkaufen. PDF geht schon – halt mit ZUGFeRD!
Übrigens: Es gibt auch kostenfreie Programme, um E-Rechnungen zu erstellen. Bei Interesse gebe ich gerne weitere Auskunft.
Noch eine Anmerkung am Schluss:
Die E-Rechnung ab 2025 klingt danach, dass mit dem 1.1.25 tatsächlich der Startschuss gefallen ist. Genau genommen, müssen aber zu dem Zeitpunkt Unternehmen lediglich E-Rechnungen empfangen können. Das tröpfelt dann so langsam vor sich hin, bis letztendlich tatsächlich alle Unternehmen (B2B) ab dem 1.1.2028 die E-Rechnung übermitteln müssen.